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Cómo crear una factura electrónica en 2021
La factura electrónica (o la e-factura) es hoy en día un elemento indispensable para autónomos y empresas. Así que vamos a mostrarte de forma fácil cómo crear una factura electrónica en 2021.
Como es obvio, para desarrollar exitosamente nuestra actividad profesional tendremos que emitir facturas a nuestros clientes, y nada mejor que hacerlo a través de la factura electrónica. Es ideal no solo para emitir facturas, sino también para tener todos nuestros datos registrados y poder acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a internet.
La factura electrónica tiene la misma validez que la de papel tradicional. La ventaja que tiene es que podremos enviarla vía telemática. Esta emisión de facturas se hace a través de una plataforma como norma general. Esto nos ahorra tiempo y nos permite tener la gestión casi automatizada. En este artículo te mostraremos cómo elaborar una e-factura con la herramienta con la que trabajamos, Contasimple.
Como siempre nos gusta recalcar en este tipo de artículos, te recomendamos que si tienes cualquier tipo de duda contactes con profesionales que te puedan asesorar, sobre todo si estás dando tus primeros pasos. Antes de cometer cualquier tipo de error o desesperarte intentando usar Contasimple o cualquier otra herramienta de facturación, es conveniente que contactes con una asesoría y que te quede todo bien claro.
Cómo generar facturas en formato Factura E con Contasimple
Estos datos, deben ser entregados por parte de la propia entidad o administración pública:
- Oficina contable (obligatorio): La oficina contable es aquella unidad que tienen atribuida la función de contabilidad en el organismo y es competente para la gestión del registro contable de facturas.
- Órgano gestor (obligatorio): Es el órgano al que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.
- Unidad Tramitadora (obligatorio): Órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.
- Órgano Proponente (opcional): Será un campo opcional a rellenar en la factura electrónica e identificará a quien “encarga” el gasto.
- Método de pago: Deberás seleccionar un método de pago de entre los métodos de pago que tienes configurados.
- Número de cuenta: Cuando el método de pago seleccionado sea una transferencia o recibo, se deberá introducir el número de cuenta.
- Número de expediente (FileReference): Número del expediente de contratación asociado a la factura. La obligatoriedad de rellenar este campo dependerá de la administración en la que se presente la factura, así como el formato que debe cumplir. Por ejemplo, para la Generalitat de Cataluña es obligatorio rellenar este campo, mientras que para el Gobierno de Navarra es opcional.
- Referencia de la operación/Número del pedido/Número de contrato del Receptor (ReceiverTransactionReference): Indicador que permite la correcta tramitación de la factura para las administraciones que lo requieren. La obligatoriedad de rellenar este campo dependerá de la administración en la que se presente la factura, así como el formato que debe cumplir. Por ejemplo, para emitir facturas a la Generalitat de Cataluña y su sector público es obligatorio rellenar este campo.
Si necesitas una factura firmada y no la obtienes consulta la sección de más abajo que explica Cómo configurar Contasimple para firmar las facturas digitalmente.
Para visualizar el contenido de una FacturaE puedes utilizar la herramienta del Ministerio de Hacienda: Visualizador FacturaE
Si tienes problemas con el fichero generado, puedes validar tu factura con la siguiente herramienta, también del Ministerio de Hacienda: Validador FacturaE
Si el receptor es una entidad privada, puedes enviarle el archivo directamente por correo electrónico, sin embargo, si el receptor es una administración pública, el proceso de envío varía de una administración a otra, pero generalmente suele requerir subir el archivo a una web específica que debe facilitarte la propia administración.
Cómo configurar Contasimple para firmar digitalmente las facturas
A continuación te explicamos cómo importar tu certificado digital en Contasimple para poder firmar digitalmente tus facturas:
1.- Dirígete a la pantalla de Configuración haciendo un click en el icono de la rueda dentada de la esquina superior derecha de la pantalla.
2.- Haz click sobre el enlace Certificados digitales
3.- Se mostrará la pantalla de Configuración del certificado digital. Arrastra el fichero con el certificado sobre el panel resaltado con una línea discontinua o clicka sobre el botón con el texto Haz click para subir tu certificado y selecciona el certificado a subir.
Si el certificado requiere contraseña, se te solicitará en este momento.
Para que el certificado sea válido para la firma de facturas debe incluir las claves privada y públicaen el fichero.
IMPORTANTE: El certificado a subir tiene que tener extensión PFX o P12 y contener la clave pública y privada del certificado en el mismo fichero. Si has descargado el certificado desde la web de la Agencia Tributaria, asegúrate de exportar la clave privada al guardarlo en fichero. 4.- Llegados a este punto ya has subido el certificado digital a Contasimple, y sólo falta configurar el programa para que firme las facturas en formato FacturaE. Para ello debes desplegar el menú de Configuración (moviendo el mouse sobre el icono de la rueda dentada de la esquina superior derecha de la pantalla) y clickar sobre Facturas.
5.- Se mostrará la pantalla de Configuración de facturación. Baja hasta la sección de Firma de facturas electrónicas y marca la opción Firmar mis Facturas Electrónicas en formato FacturaE 3.2.
6.- Al marcar la opción anterior se mostrará el certificado subido anteriormente al servidor, selecciónalo para firmar tus facturas con él y no olvides clickar sobre Guardar.
7.- Ya has terminado la configuración, a partir de ahora, cada vez que exportes una factura en formato FacturaE se exportará con extensión XSIG y firmada.
¿Qué necesito para firmar digitalmente mis facturas?
Para poder firmar digitalmente una factura en formato FacturaE necesitas disponer de un certificado digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Se trata del mismo certificado que puede utilizarse para presentar tus impuestos por internet.
Si no dispones de uno puedes solicitarlo en: Sede electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
Para firmar tus facturas dentro de Contasimple tan solo tendrás que acceder a la pantalla de configuración y entrar en el apartado de certificados digitales. Posteriormente, arrastras el fichero o subes el certificado seleccionando el archivo desde tu PC en el buscador habilitado por la plataforma. Introduce la contraseña en caso de que así lo requiera tu certificado.
IMPORTANTE: El certificado a subir tiene que tener extensión PFX o P12 y contener la clave pública y privada del certificado en el mismo fichero. Si has descargado el certificado desde la web de la Agencia Tributaria, asegúrate de exportar la clave privada al guardarlo en fichero.
Una vez hayas subido el certificado a Contasimple de forma correcta, debes configurarlo como firma para tus facturas. Para ello, despliega el menú de Configuración y haz click sobre “Facturas”. Dentro de la Configuración de facturación tendrás que buscar la sección de “Firma de facturas electrónicas” y seleccionar el recuadro pequeño donde pone: “Firmar mis facturas Electrónicas en formato FacturaE”, y seleccionar una tu certificado digital, que aparecerá justo debajo de la casilla al marcarla. Recuerda darle a guardar los cambios que has hecho.
Y a partir de ese momento ya tendrás tu FacturaE firmada cada vez que exportes una factura.
Esperamos haberte ayudado a entender todo lo relacionado con las facturas electrónicas y comenzar a dar tus primeros pasos con Contasimple. Como puedes ver, es una herramienta sencilla y que te ahorrará mucho tiempo haciendo facturas. En Tu Asesoría en la Nube es la que le proporcionamos a nuestros clientes. Quizás parezca al principio un poco compleja, pero nada más lejos de la realidad.
Si tienes cualquier duda o te interesa comenzar ya a emitir facturas online de forma fácil y sencilla, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o mirar nuestros planes mensuales. Llevamos más de una década prestando servicio de asesoramiento y gestión fiscal para autónomos y PYMES. ¡Contacta con nosotros!
