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Una semana más te mostramos elementos que te pueden ser de utilidad tanto si eres autónomo como si tienes una PYME. En esta ocasión te vamos a explicar cómo hacer una factura proforma. Si no sabes lo que es, no te preocupes, en este artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre ésta. Además, te diremos en qué se diferencia con la emisión de un presupuesto, ya que tienen elementos en común y puede llevar a confusión.
La factura proforma se está utilizando mucho en estos últimos meses debido a la situación actual, sirviendo de premisa para cerrar futuros acuerdos entre proveedores de productos o servicios y potenciales clientes. Sin duda, una buena forma de comenzar lazos comerciales e ir cerrando negocios.
Si estás interesado, te invitamos a que tomes nota y guardes esta información. En caso de tener más dudas o si crees que necesitas una atención personalizada como un asesoramiento o herramientas online para realizar este tipo de facturas, no dudes en contactar con nosotros. Como siempre decimos, ante la duda, es mejor contactar con profesionales. Ahora sí, ¡Vamos a ello!
¿Qué es una factura proforma?
Es un tipo de factura que podríamos denominarla como de “negociación previa” a una venta. Con ella se establecen las condiciones y detalles de la operación. Sin embargo, es solo a nivel informativo, ya que no tiene validez comercial. Para que esto ocurra, debe hacerse la factura definitiva.
Puede que pienses: ¿Para qué se hace esto? Básicamente para que tu cliente tenga toda la información posible sobre la transacción, para validar que todo está correcto y pueda llevarse a cabo la factura final sin ningún tipo de contratiempo.
Factura proforma VS Presupuesto
Muchos piensan que es lo mismo, pero no es así. La factura proforma sería un acuerdo más detallado y formal que el presupuesto. Podríamos decir que nos acerca más la venta final. El presupuesto emitido puede variar en determinadas circunstancias. En este tipo de factura, el precio está definitivamente fijado de cara a la elaboración del documento final que sí tenga validez comercial.
Lo que sí tienen en común es el hecho de que tanto un presupuesto como una factura proforma no tienen validez más allá de lo informativo.
Cómo elaborar una factura proforma
Tendremos que hacer la factura como si fuese una convencional, pero tendremos que especificar que se trata de una factura proforma en la parte superior del documento. Cabe destacar que puede ir numerada, pero como indicativo de las facturas proforma emitidas, no dentro de la numeración de las facturas convencionales.
Así es la estructura de una factura proforma
- Encabezado: donde tendrás que poner que se trata de una factura proforma
- Fecha de emisión
- Todos los datos del vendedor y el cliente con el que queremos llegar al acuerdo. Pondremos todos los datos tal y como lo hacemos en la convencional.
- Añadiremos todos los productos o servicios que entrarán en la operación y su precio.
- Descuentos en caso que los haya e impuestos correspondientes como pueden ser el IVA o el IRPF
- Observaciones en caso que sea pertinente.
¿Cuándo se recomienda usar este tipo de factura?
Como hemos dicho, sirve siempre y cuando se quieran ir cerrando acuerdos, pero la factura proforma se utiliza sobre todo en estos casos:
- Si realizas operaciones comerciales de carácter internacional. Es una buena forma de detallar anticipadamente el valor de la operación final.
- Si necesitas justificar inversiones de dinero. Frente a determinados tipos de subvenciones, ya sean públicas o de inversión, puede que necesites argumentar partidas de dinero a invertir antes de gastarlo.
- Si un cliente te la pide para justificar un pago o conocer de forma exacta los detalles de tu producto o servicio.
Esperamos que toda esta información te haya servido para saber cómo hacer una factura proforma sin cometer ningún error. Si tienes alguna duda y necesitas ayuda profesional en torno a todo lo relativo a asesoría o gestión online para autónomos y empresas, puedes contactar con nosotros sin ningún compromiso.
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