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¿Cuánto tiempo tiene que guardar un autónomo sus documentos? Los trabajadores por cuenta propia, más conocidos como autónomos, tienen que llevar siempre al día una contabilidad que es fundamental para no tener ningún problema ni fiscal ni contable. La documentación para el profesional autónomo es algo totalmente imprescindible, sobre todo cuando hablamos de facturas.
Por eso, acaba surgiendo la misma duda a un autónomo: ¿cuánto tiempo tienes que guardar tus documentos?, ¿en qué formatos debo hacerlo? Esas dudas van a quedar resueltas a continuación, con lo que venimos a explicar.
¿Cuánto tiempo debe un autónomo guardar sus papeles?
Cuando hablamos de los papeles de un autónomo, puede parecer que nos referimos a toda la documentación ligada a su actividad, y en cierto modo es así. Lo más importante que debe conservar un trabajador por cuenta propia son las facturas tanto de los servicios otorgados y/o los productos distribuidos, como también de todo aquel gasto relacionado con su actividad.
Según lo que dicta la ley, estos documentos deben conservarse siempre y cuando no haya prescrito el impuesto vinculado a ellos. Al menos, eso es lo que dicta la ley del Impuesto sobre el Valor Añadido en relación con el IVA de las facturas. Aunque, cabe decir que hay profesionales que no tienen por qué incluir el IVA en sus facturas y, por lo tanto, podrían sortear este requisito.
¿Cuánto tiempo es aconsejable guardar los documentos?
Aun así, es aconsejable preservar toda la facturación realizada tanto por ingresos como por gastos durante un periodo de al menos 2 o 3 años. El motivo de esto es que un posible descuadre a la hora de hacer la declaración anual del IRPF o ejecutar la campaña de la Declaración de la Renta puede necesitar de este tipo de documentos para ponerlo todo en orden. Si un cliente, por ejemplo, no declara alguna factura que has contabilizado como emitida, la necesitarás para demostrar que ha sido así.
Facturas extranjeras, un caso especial
En el caso de contar con clientes de países extranjeros y emitir facturas extranjeras, hay que tener en cuenta un matiz importante. Según la ley, todas las facturas emitidas desde el extranjero ofrecen la posibilidad de guardarse en España o en el país en cuestión.
Es algo que se aplica en ambos sentidos, tanto para el pago a un profesional extranjero como al revés. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en el extranjero la conservación solo se acepta fuera del país de origen siempre y cuando la factura se haya emitido en formato electrónico. De no ser así, deberá guardarse en el país de origen tal cual se emitió.
Cuidado con el soporte
A tenor de lo anterior, hay que tratar un aspecto más en relación con la conservación de documentos del autónomo: el formato. La normativa actual deja claro que todas las facturas deben conservarse siempre en el mismo soporte en el que se emitieron. Si se hizo en papel, hace falta una copia en papel; si se hizo en digital, debe conservarse una copia en digital. No se aceptan los “cruces”, esto es, guardar una copia digital de una factura en papel y viceversa.
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